Kebijakan Privasi Careflow

A.Perolehan dan pengumpulan data pribadi

Careflow mengumpulkan data pribadi anda untuk memproses permintaan anda, menyediakan dan mengelola Layanan, serta tujuan lain selama diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Data pribadi yang kami kumpulkan adalah sebagai berikut:

1. Data yang terkait dengan akun Careflow anda:
   • Nama;
   • Email;
   • Nomor telepon;
   • Nama klinik, cabang, dan peran anda di klinik;
   • Nomor SIP dan STR, untuk tenaga kesehatan; dan
   • Informasi langganan dan penagihan klinik.
2. Data yang terekam pada saat anda menggunakan Layanan, termasuk namun tidak terbatas pada:
   • Data berupa waktu dari setiap aktivitas anda sehubungan dengan penggunaan Layanan, termasuk waktu pendaftaran, login, dan perubahan data;
   • Data penggunaan atau preferensi anda, di antaranya interaksi anda dalam menggunakan Layanan, seperti bagian situs yang anda buka, pilihan yang disimpan, dan pengaturan yang dipilih. Data tersebut diperoleh melalui cookies dan teknologi serupa, termasuk Google Tag Manager di situs web kami;
   • Data perangkat, di antaranya jenis perangkat, sistem operasi dan versinya, peramban, dan pilihan bahasa; dan/atau
   • Data catatan (log), di antaranya alamat IP, tanggal dan waktu akses, halaman atau fitur yang dilihat, jenis peramban, dan situs yang anda kunjungi sebelum berinteraksi dengan Layanan.
3. Data kesehatan dan data pasien yang dimasukkan klinik ke dalam Careflow, termasuk identitas pasien, riwayat kunjungan, keluhan, diagnosis, tindakan, resep, hasil laboratorium, foto klinis, persetujuan dan tanda tangan, serta data tagihan dan klaim. Data kesehatan termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut peraturan pelindungan data pribadi, dan kami memperlakukannya dengan tingkat perlindungan yang lebih ketat. Data ini dikendalikan oleh klinik, dan Careflow memprosesnya atas nama klinik.
4. Data yang dikumpulkan dari sumber lain, termasuk namun tidak terbatas pada:
   • Data dari penyedia analitik dan pengukuran yang kami gunakan;
   • Data tentang staf dan pasien yang dibagikan klinik kepada kami dalam rangka penggunaan Layanan; dan
   • Data dari layanan pihak ketiga yang diaktifkan klinik, seperti laboratorium, apotek mitra, atau layanan pemerintah, ketika layanan tersebut tersedia.
5. Data yang secara mandiri diserahkan oleh anda kepada kami, termasuk namun tidak terbatas pada data yang diserahkan pada saat:
   • Anda mengisi formulir minat, misalnya nama, jabatan di klinik, email, nomor HP, nama dan lokasi klinik, jenis layanan klinik, dan kebutuhan klinik anda;
   • Anda membuat dan memperbarui akun pada sistem kami;
   • Anda menggunakan Layanan kami;
   • Anda menerima cookies dalam perangkat anda;
   • Anda berinteraksi dengan tim kami, misalnya lewat email, telepon, pesan, atau pertemuan tatap muka;
   • Anda berinteraksi dengan kami melalui media sosial;
   • Anda mengikuti demo, survei, atau program seperti Program Perintis;
   • Perwakilan yang berwenang untuk mewakili anda memberikan data pribadi anda kepada kami sesuai dengan kewenangan yang sewajarnya; atau
   • Anda dengan sukarela menyerahkan data pribadi anda kepada kami untuk alasan apa pun.
6. Demo Careflow memakai data contoh. Mohon tidak memasukkan data pasien yang sebenarnya ke dalam demo.

B.Penggunaan data pribadi

1. Careflow dapat menggunakan data pribadi yang kami kumpulkan dari anda atau melalui pihak ketiga untuk tujuan tertentu sebagai berikut:
   • Mendaftarkan, mengidentifikasi, mengadministrasi, memverifikasi, menonaktifkan, dan mengelola akun anda;
   • Menanggapi formulir minat anda dan menghubungi anda mengenai Layanan, termasuk Program Perintis;
   • Menyediakan Layanan kepada klinik, termasuk menyimpan dan menampilkan rekam medis, jadwal, tagihan, data apotek dan laboratorium, serta aplikasi pasien sesuai instruksi klinik;
   • Mengolah langganan dan penagihan klinik;
   • Memberitahu anda mengenai aktivitas yang terjadi pada akun anda, pembaruan Layanan, atau perubahan pada layanan yang disediakan;
   • Berkomunikasi dengan anda dan memberikan dukungan sehubungan dengan penggunaan Layanan;
   • Mengolah dan menanggapi pertanyaan dan saran yang anda berikan;
   • Melakukan monitoring dan memastikan berlangsungnya ketentuan penggunaan kami, termasuk hal yang terkait dengan penyelesaian sengketa; dan
   • Memastikan Layanan kami berfungsi dengan baik serta meningkatkan kinerjanya dengan melakukan aktivitas yang diperlukan seperti debugging dan analisis statistik.
2. Careflow juga dapat menggunakan data pribadi anda secara lebih umum untuk tujuan-tujuan berikut, yang dalam kasus tertentu kami akan bertindak secara wajar dan tidak menggunakan data pribadi anda lebih dari yang diperlukan untuk tujuan tersebut:
   • Melakukan proses dan fungsi bisnis terkait;
   • Memantau penggunaan Layanan dan mengelola, mendukung, serta meningkatkan efisiensi kinerja, pengembangan, pengalaman pengguna, dan fungsi-fungsi Layanan;
   • Memberikan bantuan untuk menyelesaikan kesulitan teknis atau masalah operasional dengan Layanan;
   • Menghasilkan informasi statistik dan data analitik untuk tujuan pengujian, penelitian, analisis, dan pengembangan produk;
   • Mencegah, mendeteksi, dan menyelidiki segala kegiatan yang dilarang, ilegal, tidak sah, atau curang;
   • Memfasilitasi tindakan hukum perusahaan (yang dapat berupa penggabungan, akuisisi, penjualan aset, atau pemisahan perusahaan) yang melibatkan Careflow dan/atau afiliasinya; dan
   • Memenuhi ketentuan internal risk controls Careflow dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Data pasien hanya kami proses untuk menyediakan Layanan kepada klinik, dan tidak kami gunakan untuk pemasaran.

C.Pengungkapan data pribadi

1. Untuk tujuan pengembangan, peningkatan, perlindungan, maupun pemeliharaan Layanan, kami dapat menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau mengungkapkan data pribadi anda kepada pihak ketiga. Dengan ini anda menyatakan telah memberikan persetujuan, izin, dan wewenang kepada kami untuk melakukan tindakan yang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan, termasuk namun tidak terbatas pada:
   • Kepada klinik tempat anda berobat atau bekerja, agar staf klinik dapat melihat dan mengelola data sesuai peran masing-masing, dan agar pasien dapat melihat data mereka sendiri di aplikasi pasien;
   • Jika pasien membagikan rekam medisnya lewat tautan atau kode QR, penerima tautan dapat melihat data tersebut selama tautan berlaku;
   • Jika disyaratkan atau diotorisasikan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk menanggapi pertanyaan terkait regulasi, penyelidikan atau pedoman, atau mematuhi ketentuan pengarsipan dan pelaporan, untuk tujuan yang ditentukan dalam peraturan tersebut;
   • Jika diinstruksikan, diminta, disyaratkan, atau diperbolehkan oleh pemerintah yang berwenang, untuk tujuan sebagaimana disebutkan dalam kebijakan pemerintah dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
   • Jika terdapat proses hukum dalam bentuk apa pun antara anda dan kami, atau antara anda dengan pihak lain, sehubungan dengan Layanan, untuk keperluan proses hukum tersebut;
   • Dalam keadaan darurat terkait keselamatan anda, untuk keperluan penanganan keadaan darurat tersebut;
   • Dalam situasi terkait kesehatan masyarakat, kepada pemerintah yang berwenang dan/atau institusi lain yang ditunjuk pemerintah, sesuai kewajiban klinik atau peraturan yang berlaku;
   • Sehubungan dengan klaim kepada penjamin seperti BPJS, perusahaan asuransi, atau perusahaan tempat pasien bekerja, kepada penjamin tersebut atas instruksi klinik;
   • Sehubungan dengan penggabungan, penjualan aset, pemisahan perusahaan, konsolidasi, restrukturisasi, pembiayaan, atau akuisisi semua atau sebagian dari bisnis kami oleh atau ke perusahaan lain, untuk keperluan tindakan hukum perusahaan tersebut;
   • Kepada pihak ketiga yang memberikan layanan kepada kami atau melakukan tugas atas nama kami, seperti penyedia komputasi awan, analitik, dan komunikasi, sebatas yang diperlukan untuk tugas tersebut dan dengan kewajiban menjaga kerahasiaan data; dan
   • Dalam hal kami berbagi data pribadi dengan afiliasi, kami akan melakukannya agar mereka membantu kami menyediakan Layanan, mengoperasikan bisnis kami, atau mengolah data atas nama kami. Semua afiliasi kami berkomitmen mengolah data pribadi yang mereka terima dari kami sesuai dengan Kebijakan Privasi ini dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Ketika data pribadi tidak perlu dikaitkan dengan anda, kami akan melakukan upaya yang wajar untuk menghapus keterkaitan data tersebut dengan anda sebagai individu sebelum mengungkapkan atau membagikannya.
3. Kami tidak akan menjual atau menyewakan data pribadi anda.
4. Selain sebagaimana diatur dalam Kebijakan Privasi ini, kami dapat mengungkapkan dan membagikan data pribadi anda jika kami memberitahu anda dan telah memperoleh persetujuan anda untuk pengungkapan atau pembagian tersebut.

D.Penyimpanan dan penghapusan data pribadi

1. Careflow melindungi data pribadi anda yang disimpan dalam sistemnya dari akses, penggunaan, modifikasi, pengambilan, dan/atau pengungkapan yang tidak sah dengan sejumlah tindakan dan prosedur keamanan, termasuk pengaturan akses per peran, pencatatan perubahan data, dan kata sandi anda.
2. Data pribadi anda juga dapat disimpan atau diproses di luar wilayah Indonesia oleh penyedia layanan pihak ketiga, seperti penyedia komputasi awan, atau oleh afiliasi kami. Dalam hal tersebut, Careflow akan memastikan bahwa data pribadi tersebut tetap terlindungi sesuai dengan komitmen Careflow dalam Kebijakan Privasi ini.
3. Careflow telah menggunakan upaya terbaiknya untuk mengamankan dan melindungi data pribadi anda, namun perlu diketahui bahwa penyerahan data melalui internet tidak pernah sepenuhnya aman. Dengan demikian, Careflow tidak dapat menjamin sepenuhnya keamanan data yang anda sediakan atau serahkan kepada Careflow.
4. Careflow akan menghapus dan/atau menganonimkan data pribadi anda yang ada di bawah kendali Careflow apabila (i) data pribadi anda tidak lagi diperlukan untuk memenuhi tujuan dari pengumpulannya; (ii) anda mengajukan permohonan secara tertulis kepada Careflow; dan (iii) penyimpanan tidak lagi diperlukan untuk memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5. Rekam medis wajib disimpan oleh klinik selama jangka waktu yang ditentukan peraturan perundang-undangan. Permohonan penghapusan data pasien karena itu harus diajukan kepada klinik tempat anda berobat, dan dapat ditolak sepanjang kewajiban penyimpanan tersebut berlaku. Careflow akan membantu klinik menindaklanjuti permohonan yang dapat dipenuhi.
6. Mohon diperhatikan bahwa beberapa data pribadi anda dapat disimpan oleh pihak lain, termasuk institusi pemerintah, dalam hal kami atau klinik membagikannya kepada institusi tersebut sesuai peraturan yang berlaku. Penyimpanan oleh institusi terkait mengikuti kebijakan penyimpanan data masing-masing institusi.
7. Dalam hal anda bermaksud mengajukan permohonan penghapusan data pribadi, anda dapat menghubungi Careflow melalui perincian yang disediakan di bagian K.

E.Pihak ketiga yang kami gunakan

1. Situs web kami memakai Google Tag Manager untuk mengukur penggunaan situs, dan jawaban formulir minat kami disimpan di Google Sheets. Data yang anda berikan melalui layanan tersebut juga tunduk pada kebijakan privasi penyedia layanannya.
2. Situs dan aplikasi kami dapat berisi tautan ke situs pihak ketiga. Jika anda memberikan informasi langsung ke situs tersebut, kebijakan privasi dan ketentuan layanan di situs tersebut yang berlaku, dan kami tidak bertanggung jawab atas pengolahan informasi di situs tersebut.
3. Atas perolehan, pengumpulan, pengolahan, penggunaan, penyimpanan, pengungkapan, dan penghapusan data pribadi anda dalam pelaksanaan Layanan, kami memastikan bahwa Careflow melakukan hal yang sepadan dengan yang kami lakukan menurut Kebijakan Privasi ini.

F.Perubahan dan penarikan data pribadi

1. Anda berhak atas hak-hak subjek data pribadi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, termasuk hak untuk mengakses, memperbaiki, menghapus, membatasi pemrosesan, mengajukan keberatan, dan menarik persetujuan.
2. Anda dapat menarik persetujuan anda untuk setiap dan seluruh pengumpulan, penggunaan, atau pengungkapan data pribadi anda kapan saja dengan memberikan permohonan tertulis kepada kami menggunakan rincian kontak di bagian K. Anda juga dapat menarik persetujuan pengiriman komunikasi tertentu dari kami melalui pilihan “berhenti berlangganan” yang tersedia dalam pesan kami.
3. Penarikan persetujuan dapat mengakibatkan penghentian layanan akun anda atau perjanjian kami dengan anda, dengan ketentuan semua hak dan kewajiban yang muncul sebelumnya tetap harus dipenuhi. Setelah anda menyampaikan maksud untuk menarik persetujuan, kami akan memberitahukan akibat yang mungkin terjadi, sehingga anda dapat memutuskan apakah tetap ingin menariknya.
4. Jika anda memiliki akun, anda dapat mengakses dan/atau mengubah sendiri data pribadi anda melalui halaman pengaturan di aplikasi, sepanjang fitur tersebut tersedia untuk peran anda.
5. Untuk data pasien, anda dapat mengajukan permintaan akses atau perbaikan kepada klinik tempat anda berobat. Careflow akan membantu klinik menindaklanjuti permintaan tersebut.
6. Jika anda tidak memiliki akun, anda dapat meminta untuk mengakses dan/atau memperbaiki data pribadi anda yang kami miliki dengan mengirimkan permohonan tertulis kepada kami. Kami akan membutuhkan beberapa informasi dari anda untuk memastikan identitas anda serta sifat permintaan anda.
7. Kami berhak menolak permintaan anda untuk mengakses dan/atau mengubah data pribadi anda karena alasan yang dibenarkan berdasarkan hukum atau peraturan yang berlaku.

G.Pengakuan dan persetujuan

1. Kami membutuhkan data pribadi anda, salah satunya untuk dapat memverifikasi anda dan menyediakan Layanan. Oleh karena itu, data pribadi yang anda berikan kepada kami haruslah seakurat mungkin dan tidak menyesatkan. Anda harus memperbarui dan memberitahukan kepada kami apabila ada perubahan pada data pribadi anda. Careflow tidak bertanggung jawab atas kegagalan pemrosesan yang disebabkan oleh ketidakakuratan data pribadi yang anda berikan kepada kami.
2. Dengan menyetujui Kebijakan Privasi ini, anda mengakui bahwa anda telah membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini dan menyetujui segala ketentuannya. Secara khusus, anda setuju dan memberikan persetujuan kepada kami untuk memperoleh, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menampilkan, mengirimkan, membuka, menyimpan, mengubah, menghapus, mengelola dan/atau mempergunakan data tersebut sesuai dengan Kebijakan Privasi ini.
3. Dalam keadaan anda belum berusia 18 tahun, belum menikah, atau berada di bawah pengampuan, anda memerlukan persetujuan dari orang tua, wali, atau pengampu anda yang sah untuk memberikan data pribadi kepada kami. Untuk pasien di bawah umur, klinik bertanggung jawab memperoleh persetujuan tersebut sebelum memasukkan data pasien ke dalam Careflow.
4. Dalam keadaan anda memberikan kepada kami data pribadi yang berkaitan dengan individu lain, seperti staf klinik, pasien, anggota keluarga, atau pihak lain, anda menyatakan dan menjamin bahwa anda memiliki dasar hukum yang sah, termasuk persetujuan dari individu tersebut jika diperlukan, untuk memasukkan dan memproses data mereka melalui Careflow. Klinik bertanggung jawab atas dasar hukum pemrosesan data pasien dan stafnya.

H.Pembatasan tanggung jawab Careflow

1. Anda bertanggung jawab atas keamanan akun anda, termasuk menjaga kerahasiaan kata sandi dan membatasi akses. Klinik bertanggung jawab mengatur peran staf, dan mencabut akses staf yang tidak lagi bekerja di klinik.
2. Kami tidak bertanggung jawab atas pertukaran dan pemberian data pribadi yang anda lakukan sendiri, termasuk kebocoran data yang diakibatkan oleh kesalahan anda atau klinik anda, seperti kata sandi yang dibagikan atau tautan berbagi yang diberikan kepada pihak yang salah.
3. Kami bertanggung jawab atas sistem Careflow, termasuk perlindungan dan pengamanan kerahasiaan data pribadi. Dalam hal terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, Careflow akan memberitahukan klinik dan/atau anda sesegera mungkin dan dalam batas waktu yang ditetapkan peraturan perundang-undangan, serta melaporkannya kepada lembaga yang berwenang apabila diwajibkan. Untuk data pasien, pemberitahuan kepada pasien dilakukan melalui klinik.
4. Kami tidak bertanggung jawab atas keaslian, kebenaran, keakuratan, dan kelengkapan data yang dimasukkan pengguna ke dalam Careflow. Isi rekam medis menjadi tanggung jawab tenaga kesehatan dan klinik yang membuatnya.
5. Kami tidak bertanggung jawab atas kebocoran data yang terjadi akibat Force Majeure atau keadaan kahar, antara lain (i) pemogokan, penutupan perusahaan, dan aksi industrial lain; (ii) huru-hara, kerusuhan, invasi, serangan atau ancaman teroris, perang; (iii) kebakaran, ledakan, badai, banjir, gempa bumi, epidemi, atau bencana alam lain; (iv) tidak tersedianya atau terganggunya jaringan telekomunikasi, informatika, dan/atau listrik; (v) kegagalan sistem yang diakibatkan pihak ketiga di luar wewenang Careflow; dan (vi) tindakan, putusan, undang-undang, peraturan, atau pembatasan yang diterbitkan pemerintah. Dalam hal terjadi Force Majeure, Careflow memberitahukan anda paling lambat 14 (empat belas) hari kalender setelah kejadian dan berusaha dengan kemampuan komersial terbaiknya memenuhi kewajiban Careflow berdasarkan Kebijakan Privasi ini.

I.Peraturan yang berlaku

Careflow tunduk pada seluruh peraturan perundang-undangan dan kebijakan pemerintah Indonesia yang berlaku, termasuk yang mengatur tentang informasi dan transaksi elektronik, penyelenggaraan sistem dan transaksi elektronik, pelindungan data pribadi, dan rekam medis, seperti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, dan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis, beserta setiap peraturan pelaksana dan perubahannya.

J.Perubahan Kebijakan Privasi

1. Kami berwenang dari waktu ke waktu untuk meninjau dan mengubah Kebijakan Privasi ini guna memastikan bahwa Kebijakan Privasi ini tetap relevan dengan perkembangan teknologi, praktik bisnis Careflow yang berkembang, kebutuhan pengguna, dan/atau perubahan persyaratan hukum atau peraturan.
2. Apabila terjadi perubahan atas Kebijakan Privasi ini, kami akan memberitahu anda melalui pemberitahuan umum yang dipublikasikan pada situs dan/atau aplikasi, atau ke alamat email anda yang terdaftar. Kami juga menyarankan anda untuk memeriksa halaman Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mengetahui perubahan apa pun.
3. Dengan tetap mengakses dan menggunakan Layanan dan berkomunikasi dengan Careflow, anda dianggap menyetujui setiap dan seluruh perubahan atas Kebijakan Privasi ini.

K.Untuk menghubungi kami

Jika anda memiliki pertanyaan atas Kebijakan Privasi ini, atau ingin mengajukan permohonan terkait data pribadi anda, silakan menghubungi kami melalui:

• Formulir di careflow.id (tombol “Daftar minat”)
• Email: hello@nera.id